Ο φαύλος κύκλος της απουσίας συγκέντρωσης είναι γνωστός: ξυπνάμε το πρωί, πιάνουμε το τηλέφωνο, χανόμαστε σε μια συνεχή ροή άχρηστων ειδοποιήσεων, και καταλήγουμε να μην μπορούμε να ολοκληρώσουμε σημαντικά καθήκοντα και να είμαστε αναποτελεσματικοί σε ηγετικές θέσεις.

Πολλοί άνθρωποι σε όλο τον κόσμο παραπονιούνται ότι έχουν αυτό το πρόβλημα. Δύο βασικές προκλήσεις υποσκάπτουν την ικανότητά μας να συγκεντρωνόμαστε.

Πρώτον, η προσοχή μας διασπάται συνεχώς εξαιτίας των πολλών διασυνδεδεμένων συσκευών. Η χρήση smartphone και tablet έχει εκτοξευθεί, ενώ πλέον χρησιμοποιούμε ψηφιακά μέσα για πάνω από 12 ώρες την ημέρα, κατά μέσο όρο. Αυτή η κατάσταση συνεχούς διασύνδεσης δεν μας επιτρέπει να επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα, να «φορτίζουμε» τις μπαταρίες, και να συγκεντρωνόμαστε εκ νέου.

Δεύτερον, τα meetings είναι η κύρια μορφή αλληλεπίδρασης με άλλους ανθρώπους στη δουλειά. Μελέτες δείχνουν ότι ξοδεύουμε έως και το 55% του εργάσιμου χρόνου μας σε συναντήσεις. Αν θέλουμε να παραμένουμε συγκεντρωμένοι σε δραστηριότητες που έχουν πραγματικά νόημα, κάτι πρέπει να αλλάξει.

Πρώτα απ’ όλα, δώστε στον εαυτό σας αρκετό χρόνο για να ολοκληρώνει σύνθετα και δημιουργικά καθήκοντα, ιδιαίτερα το πρωί. Όπως γράφει ο Paul Graham, συνιδρυτής της Y Combinator, «μία και μόνο συνάντηση μπορεί να διαλύσει ολόκληρη τη μέρα σας, χωρίζοντάς την σε δύο κομμάτια που δεν είναι αρκετά μεγάλα για να ολοκληρώσετε κάτι». Τα δημιουργικά καθήκοντα απαιτούν χρόνο όταν είστε «φρέσκοι», και όχι μερικά μόνο λεπτά μεταξύ συναντήσεων. Μπορεί να νομίζουμε ότι το multitasking μας ταιριάζει, αλλά έρευνες έχουν δείξει ότι στην πραγματικότητα είναι αδύνατον να είμαστε καλοί σ’ αυτό.

Προσαρμοστείτε στους φυσικούς ρυθμούς του σώματός σας. Συγκεντρωθείτε σε σύνθετα, δημιουργικά καθήκοντα το πρωί. Βάλτε όλες τις συναντήσεις το μεσημέρι ή το απόγευμα – εκτός φυσικά από εκείνες τις συναντήσεις με την άμεση ομάδα σας που είναι απαραίτητες για να επιτελέσετε τα πρωινά καθήκοντα. Και φροντίστε να καθαρίσετε και να βάλετε σε τάξη το περιβάλλον εργασίας σας. Μήπως είναι το γραφείο σας ανοργάνωτο; Μήπως στην οθόνη του υπολογιστή σας επικρατεί ένα χάος από σκόρπια αρχεία; Το περιβάλλον σας επηρεάζει την παραγωγικότητα και την ποιότητα της εργασίας σας με τρόπους που ούτε καν τους φαντάζεστε.

Το να έχετε ένα καθαρό και τακτοποιημένο περιβάλλον εργασίας (κι αυτό περιλαμβάνει και το ψηφιακό περιβάλλον) είναι αναγκαίο συστατικό της ικανότητάς σας να παραμείνετε συγκεντρωμένοι σε κάτι. Φτιάξτε φακέλους στην οθόνη του υπολογιστή σας και ξεφορτωθείτε όλα τα άχρηστα αρχεία. Κλείστε όλες τις ειδοποιήσεις που δεν χρειάζεστε. Και, σε κάθε περίπτωση, βάλτε στην άκρη οτιδήποτε αποσπά τακτικά την προσοχή σας.

Η ίδια λογική συγκέντρωσης πρέπει να επκρατεί και στην ομάδα σας. Περιορίστε τον αριθμό των ανθρώπων σε κάθε meeting σε όχι παραπάνω από οχτώ, εκτός κι αν πρόκειται για κάποια τυπική συνάντηση πληροφόρησης. Και φροντίστε ώστε κάθε συνάντηση να καταλήγει σε συγκεκριμένες δράσεις και χρονοδιαγράμματα.

Ιδανικά, ένα άτομο θα πρέπει να ορίζεται ως υπεύθυνο για την υλοποίηση των αποφάσεων της συνάντησης – κάποιος που θα έχει, δηλαδή, την άμεση ευθύνη. Αυτή είναι μια πανίσχυρη τεχνική που χρησιμοποιεί η Apple για να διαχειρίζεται το τεράστιο εργατικό δυναμικό της.

• ΠΗΓΗ: Harvard Business Review