Η τεχνολογία και η ευφυής αυτοματοποίηση (intelligent automation) εξελίσσονται με εντυπωσιακό ρυθμό, αναδιοργανώνοντας σχεδόν κάθε επιχείρηση και βιομηχανία, καθώς οι επιχειρήσεις εξετάζουν τις τεχνολογικές εξελίξεις με σκοπό την ενσωμάτωση τους με τον πιο βέλτιστο τρόπο στις λειτουργικές τους διεργασίες.

Σε έρευνα η οποία εκπονήθηκε το 2017 από την KPMG LLP, διευθύνοντες σύμβουλοι διάφορων οργανισμών ρωτήθηκαν σχετικά με την πρόοδο της τεχνολογίας και τις μεταβολές που προκαλεί στους οργανισμούς. Ένα από τα βασικά συμπεράσματα της έρευνας ήταν ότι οι πλείστοι σύμβουλοι ενημερώνονται και εξετάζουν τις τεχνολογικές εξελίξεις/καινοτομίες (όπως η τεχνητή νοημοσύνη), με σκοπό να μπορέσουν να τις αξιοποιήσουν με τον καλύτερο και πιο εποικοδομητικό τρόπο στις επιχειρήσεις τους. Οι ίδιοι δηλώνουν πως θα συνεχίσουν να επενδύουν στο μέλλον, ιδιαίτερα σε καινοτομίες όπως οι γνωστικές τεχνολογίες (cognitive technologies). Μια άλλη ενδιαφέρουσα παράμετρος της έρευνας αναφέρει ότι το 69% των συμβούλων που χαρακτηρίζονται ως σύμβουλοι «συναισθηματικής νοημοσύνης», βλέπουν την τεχνολογία και την καινοτομία ως το μόνο δρόμο προς την ανάπτυξη.

Για την καλύτερη κατανόηση της τεράστιας δυναμικής που εμπεριέχει η ευφυής αυτοματοποίηση, μπορεί να οριστεί ως η ενοποίηση δύο τεχνολογικών εννοιών που υφίστανται εδώ και καιρό: η τεχνητή νοημοσύνη και η αυτοματοποίηση.

Η ευφυής αυτοματοποίηση αξιοποιεί την ανάλυση δεδομένων, τη ρομποτική, τη νοητική και την τεχνητή νοημοσύνη, για την αυτοματοποίηση τόσο των συνήθων επιχειρηματικών διαδικασιών όσο και των πιο σύνθετων διεργασιών. Η ευφυής αυτοματοποίηση ονομάζεται από πολλούς και ως «ψηφιακή εργασία».

Η ευφυής αυτοματοποίηση θα μπορούσε να διαχωριστεί σε τρεις βασικές κατηγορίες:

• Η βασική αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών (Basic robotic process automation) η οποία σχετίζεται με την αυτοματοποίηση των χειρωνακτικών διαδικασιών και των δραστηριοτήτων ρουτίνας, που ακολουθούν σαφείς κανόνες (π.χ. σύγκριση εγγραφών και επεξεργασία συναλλαγών)

• Η αυτοματοποίηση βελτιωμένης διαδικασίας (Enhanced process automation), η οποία αναφέρεται στην αυτοματοποίηση πιο σύνθετων και περίπλοκων διαδικασιών που είναι λιγότερο δομημένες, πιο εξειδικευμένες και χρειάζονται κάποια ανθρώπινη κρίση

• Η γνωστική αυτοματοποίηση (Cognitive automation), η οποία στοχεύει σε δραστηριότητες που απαιτούν ικανότητα και κριτική σκέψη, (π.χ. διανομή προϊόντων βάσει παραγγελιών).

Οι εταιρείες που συμπεριλαμβάνουν στις λειτουργίες τους την ευφυή αυτοματοποίηση, συνήθως επιτυγχάνουν μειώσεις κόστους από 40% μέχρι 75%, με εμφανή αποτελέσματα από τους πρώτους μήνες. Η ταχύτητα και το ποσό μείωσης εξαρτάται από το πόσο καλά οι διοικήσεις των οργανισμών κατανοούν και αξιοποιούν τις κοινές μεθόδους για εφαρμογή της αυτοματοποίησης, συμπεριλαμβανομένων της εξιδεικευμένης υποστήριξης, του σχεδιασμού και της στρατηγικής, της διακυβέρνησης και των περιορισμών κινδύνου και ασφάλειας.

Ο εσωτερικός έλεγχος βοηθά στη συνεχή εγρήγορση του οργανισμού σε θέματα κατανόησης και διαχείρισης κινδύνων, την επίτευξη αναμενόμενων αποτελεσμάτων και τη συνέχιση της καινοτομίας για την προσθήκη αξίας στον οργανισμό από την αυτοματοποίηση μέσω της:

• Ενσωμάτωσης της επαρκούς διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και των ελέγχων καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του προγράμματος αυτοματοποίησης

• Αναγνώρισης ευκαιριών ενσωμάτωσης των δραστηριοτήτων ελέγχου που επιτρέπουν την αυτοματοποίηση εντός των επηρεασμένων επιχειρηματικών διαδικασιών και λειτουργιών

• Αξιοποίησης καινοτομιών προς αύξηση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων, μέσω της ακριβέστερης και ποιοτικότερης επεξεργασίας και ανάλυσης δεδομένων για επίτευξη των στόχων.

Αναφορικά με τις τρεις γραμμές άμυνας, υπάρχουν ευκαιρίες για την υποστήριξη του οργανισμού που υιοθετεί ευφυή αυτοματοποίηση μέσω του εσωτερικού ελέγχου, ως ακολούθως:

Πρώτη γραμμή άμυνας (Ιδιοκτήτες διεργασιών)

• Βελτίωση της ομοιομορφίας και της ποιότητας στην εφαρμογή πολιτικών, διαδικασιών και ελέγχων • Βελτίωση της αποτελεσματικότητας των μη αυτόματων δραστηριοτήτων και ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων, με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση κόστους.

Δεύτερη γραμμή άμυνας (Ρυθμιστές)

• Εντοπισμός ευκαιριών για αξιοποίηση της ευφυούς αυτοματοποίησης στα πλαίσια ελέγχων παρακολούθησης, κανονιστικής συμμόρφωσης, ρυθμιστικών πολιτικών και δραστηριοτήτων υποβολής εκθέσεων/αναφορών • Καθιέρωση κατάλληλων διαδικασιών και προτύπων για την αντιμετώπιση των θεμάτων εταιρικής διακυβέρνησης, κινδύνων και ελέγχων • Εφαρμογή κατάλληλων προτύπων για τον μετριασμό των κινδύνων.

Τρίτη γραμμή άμυνας (Πάροχοι διαβεβαιώσεων)

• Αξιοποίηση των δυνατοτήτων αυτοματοποίησης για μείωση του κόστους, βελτίωση της ποιότητας των αποτελεσμάτων και αύξηση της αξίας του εσωτερικού ελέγχου στον οργανισμό • Βελτίωση της αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων σχεδιασμού, των ελέγχων και της υποβολής εκθέσεων, δημιουργώντας περισσότερο χρόνο για τις διαδικασίες κριτικής σκέψης • Αύξηση της κάλυψης και τη συχνότητας των ελέγχων σε ολόκληρο το πεδίο ελέγχου • Μετακίνηση από ελέγχους περιορισμένου δείγματος σε ελέγχους του συνόλου του πληθυσμού (data analytics).

Εν κατακλείδι, ο εσωτερικός έλεγχος έχει να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο σε προγράμματα ευφυών προγραμμάτων αυτοματοποίησης. Συνεπώς, ενδέχεται να αποτελεί σημαντικό μέρος της ανάπτυξης της στρατηγικής αυτοματοποίησης και του σχεδίου εφαρμογής σε κάθε μια από τις γραμμές άμυνας.

Αντώνης Παρτζίλης, Διοικητικός Σύμβουλος, KPMG Limited

Μαριλένα Ζάρκα, Principal, KPMG Limited