Το ότι πολλά meetings πηγαίνουν τραγικά άσχημα, οφείλεται κυρίως στο ότι δεν υπάρχει μια ξεκάθαρη ατζέντα, υπάρχουν πολλοί συμμετέχοντες και άλλα βασικά διαρθρωτικά λάθη.

Μερικοί από τους πιο επιτυχημένους επικεφαλής εταιρειών στην ιστορία έχουν βρει κάποια τρικ για να κάνουν τα meetings πιο επιτυχημένα και να αυξήσουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Δείτε ποια είναι αυτά.

10. Alfred Sloan

Ο Alfred Sloan διετέλεσε CEO της GM από τη δεκαετία του 1920 μέχρι τη δεκαετία του 1950. Κατά τη διάρκεια της θητείας του βρέθηκε επικεφαλής της μεγαλύτερης εταιρείας του κόσμου, καθώς στη δεκαετία του 1950 η GM διέθετε το 46% της αμερικανικής αγοράς αυτοκινήτου και απασχολούσε πάνω από 600.000 εργαζόμενους.

Στα meeting, ο Sloan ανακοίνωνε τον σκοπό της συνάντησης, άκουγε τι είχαν να πουν οι εργαζόμενοι και στη συνέχεια έφευγε. Ο Sloan θα έστελνε ένα συμπληρωματικό σημείωμα με το πλάνο δράσης.

9. Jeff Bezos

Αν εργάζεστε την Amazon, καλύτερα να είστε άνετοι με τις αντιπαραθέσεις. Ο Jeff Bezos είναι γνωστό ότι μισεί την «κοινωνική συνοχή», που ωθεί τους ανθρώπους να καταλήγουν σε ομοφωνία. Αυτή η απέχθεια του Bezos για τη συμφωνία απόψεων ενισχύεται από τις αρχές ηγεσίας της Amazon, μια από τις οποίες αναφέρει:

«Οι ηγέτες είναι υποχρεωμένοι να αμφισβητούν με σεβασμό τις αποφάσεις όταν διαφωνούν, ακόμη και όταν το κάνουν είναι δυσάρεστο ή εξαντλητικό. Οι ηγέτες έχουν πίστη και είναι επιθετικοί. Δεν συμβιβάζονται για λόγους κοινωνικής συνοχής. Μόλις καθοριστεί μια απόφαση, δεσμεύονται πλήρως σε αυτή».

8. Phil Libin

Σε κάθε meeting της Evernote, θα υπάρχει πάντα κάποιος που δεν ανήκει εκεί. Και αυτό γίνεται επίτηδες. Η startup έχει ένα εσωτερικό πρόγραμμα που λέγεται «εκπαίδευση στελεχών», στο οποίο ανατίθεται σε υπαλλήλους η παρακολούθηση meeting που δεν βρίσκονται στην περιοχή της ειδικότητάς τους, έτσι ώστε να ανακαλύψουν άλλα τμήματα της εταιρείας. Ο Libin, που τελεί ως CEO της Evernote, είχε αυτή την ιδέα ενώ μιλούσε με έναν φίλο του που εργαζόταν σε ένα πυρηνικό υποβρύχιο.

Για να είναι κανείς στέλεχος σε ένα τέτοιο υποβρύχιο, θα έπρεπε να κάνει τη δουλειά του καθενός. «Αυτές οι δεξιότητες διδάσκονται και ελέγχονται επανειλημμένα. Και θυμάμαι να σκέφτομαι ότι αυτό είναι πολύ χρήσιμο», δήλωσε χαρακτηριστικά ο Libin.

7. Jeremy Stoppelman

Ο Stoppelman, ο CEO της Yelp, πραγματοποιεί ατομικά meeting με το κάθε στέλεχος της εταιρείας του. «Μερικές φορές αισθάνομαι σαν τον ψυχίατρο της εταιρείας», δήλωσε, «αλλά θεωρώ το ότι το να ακούει κανείς τους συνεργάτες τους και τα προβλήματά τους (προσωπικά και επαγγελματικά) ξεκαθαρίζει τα σκοτεινά σημεία και βοηθά στην καλή λειτουργία του οργανισμού», κατέληξε.

6. Mark Parker

Ο Parker δεν διευθύνει μόνο την αυτοκρατορία των 24 δισ. δολαρίων της Nike, αλλά φέρνει στα meeting και τα δικά του σχέδια. Ο Parker μπαίνει στα meeting με ένα σημειωματάριο, το οποίο είναι γεμάτο από τα σχέδιά του για καινούρια προϊόντα. «Τα σχέδια βοηθούν στο να γίνει πιο ξεκάθαρη η διαδικασία του καταιγισμού ιδεών», δηλώνει ο Parker, «κανείς θα πρέπει να εξισορροπεί πάντα το τι σχέδιο θέλει και το τι χρειάζεται η επιχείρηση».

5. Larry Page

Ο Page έγινε CEO της Google το 2011, μέχρι να αναλάβει ο Sundar Pichai τον ρόλο το 2015. Έστειλε αμέσως ένα μήνυμα σε ολόκληρη την εταιρεία, του οποίου το θέμα ήταν: «Πώς να πραγματοποιείτε επιτυχημένα meeting». Μια από τις κορυφαίες του συμβουλές ήταν να οριστεί ένας υπεύθυνος λήψης αποφάσεων για κάθε meeting.

Αλλά ακόμα πιο σημαντικά, ο Page τόνιζε ότι ένα meeting μπορεί να μην ήταν καν απαραίτητο. «Δεν θα πρέπει να περιμένετε ποτέ ένα meeting για να λάβετε μια απόφαση. Αν ένα meeting πρέπει οπωσδήποτε να πραγματοποιηθεί πριν τη λήψη μιας απόφασης, τότε το meeting θα πρέπει να προγραμματιστεί άμεσα».

4. Marissa Mayer

Η Mayer ελέγχει εξονυχιστικά κάθε ιδέα. Οι στρατηγικές των διαχειριστών προϊόντων ή των σχεδιαστών που παραβρίσκονταν σε meeting με το πρώην στέλεχος της Yahoo έπρεπε να περνούν από αυστηρό έλεγχο με μια σειρά ερωτήσεων όπως: «Πώς έχει ερευνηθεί αυτό; Ποια ήταν η ερευνητική μέθοδος; Πώς το υποστηρίξατε αυτό;».

3. Steve Jobs

Ο Jobs ηγείτο της Apple, καθώς γινόταν η μεγαλύτερη σε αξία εταιρεία του κόσμου. Έτρεχε τα meeting με μινιμαλιστικό τρόπο. Μισούσε όταν αυτά ήταν πολύ μεγάλα, γιατί πολλά μυαλά σε ένα δωμάτιο δυσκόλευαν την απλότητα.

2. Sheryl Sandberg

Η Sandberg φέρνει ένα σπιράλ σημειωματάριο σε κάθε meeting. Σε αυτό υπάρχει μια λίστα με σημεία συζήτησης και στοιχεία δράσης. Το καθένα από αυτά ολοκληρώνεται μέσα σε δέκα λεπτά και συνολικά το meeting διαρκεί μέχρι μια ώρα.

1. Elon Musk

Ο Musk έχει εξαιρετικά υψηλά στάνταρ. Έχει τη φήμη ότι απολύει υπαλλήλους αν χάσουν μια προθεσμία. Σε ένα μέιλ του τον Απρίλιο του 2018 είχε δηλώσει: «Παρακαλώ αποχωρήστε από όλα τα μεγάλα meeting, εκτός και αν είστε σίγουροι ότι προσδίδουν αξία σε όλο το κοινό. Σε αυτή την περίπτωση κρατήστε τα σύντομα σε διάρκεια".

"Επίσης ξεφορτωθείτε τα συχνά meeting, εκτός και αν διαχειρίζεστε ένα εξαιρετικά σημαντικό ζήτημα. Η συχνότητα των meeting θα πρέπει να πέσει ραγδαία όταν επιλυθεί το εν λόγω ζήτημα. Το να βγείτε από ένα meeting ή μια τηλεφωνική επικοινωνία δεν είναι αγενές, αγενές είναι να υποχρεώνετε κάποιον να μείνει και να χάσει την ώρα του».